Les coulisses d'un forum école

Résumé de cet article par ChatGPT : 

"Cet article décrit les coulisses d'un forum école, un événement de recrutement organisé par une entreprise pour rencontrer des étudiants et des jeunes diplômés. L'article décrit les différentes étapes de la préparation de l'événement, notamment la sélection des écoles participantes, la planification logistique, la communication avec les candidats potentiels et la formation des équipes de recrutement. L'article met en avant les enjeux et les défis liés à l'organisation d'un forum école, notamment la nécessité de trouver un équilibre entre la quantité et la qualité des candidatures, la concurrence entre les entreprises et l'importance de la logistique. L'article donne également des conseils aux entreprises pour réussir leur forum école, notamment en préparant des offres attractives et en ayant une approche personnalisée avec les candidats."

Si tu recrutes des ingénieurs, tu sais que la fin de l’année est chargée d’évènements et que c’est LA grosse période pour recruter des profils juniors. Pourquoi ? Tout simplement, car c’est la période des forums des écoles d’ingénieur.

Alors, en tant que recruteur, tu sais que c’est essentiel pour ton entreprise de participer à ces forums écoles, et c’est donc au tour du grand YAKA FOKON (il n’y a qu’à … il faut qu’on …). Et bien oui, il n’y a qu’à organiser la participation au forum école. 

La première fois que je m’en suis occupée, mon réflexe était de me dire “facile, il n’y a qu’à s’inscrire sur le site de l’école et trouver des participants de mon entreprise”. Ah ce fameux Yaka Fokon qui traine toujours dans les parages, car on n’imagine pas tout ce qu’il y a derrière l’organisation d’un forum école côté entreprise. Par exemple, c’est là que tu découvres des termes jusqu’alors inconnus comme l’attestation de responsabilité civile ou le PV feu.

Je vous propose alors de découvrir les coulisses de cette organisation tout en vous transmettant quelques conseils acquis par l’expérience. 

Avant tout, la face émergée de l’iceberg, c'est le jour du forum, car c’est ce que les étudiants ainsi que tes collègues voient, et la face immergée, c’est tout le reste ! Et ce “reste” s’étale sur toute l’année : de la stratégie au networking, en passant par la communication et le recrutement.

Commençons par le début…

Si on prend l’exemple des forums des écoles d’ingénieurs. La période forte, c'est le dernier trimestre de l’année, en particulier octobre et novembre (date des forums écoles).
En réalité, en tant que recruteur, pour un forum école, tu commences à les organiser à partir d’AVRIL. 

C’est à ce moment qu’est définie la stratégie et que sont identifiés les forums écoles auxquels va participer l’entreprise.

Le choix des forums se décide en fonction de plusieurs éléments : les postes ouverts, les filières et spécialités des écoles, la localisation géographique, la présence d’alumni dans l’entreprise, l’existence de partenariat spécifique, … Ensuite, il faut estimer le budget. C’est à réaliser en parallèle ou dans la foulée de la stratégie pour anticiper les coûts d’investissement de l’entreprise. Le budget complet prend en compte les centres de coûts suivants : 

• le coût de participation au forum école 
• toutes les options : la restauration, le déplacement, éventuellement le logement, la communication
• pour certaines entreprises le coût du manque à gagner si l’employé avait pu être facturé à un client. 

Il est évidemment nécessaire de faire valider ce budget par les dirigeants.

Une fois cette étape clé  réalisée, c’est le moment de l’inscription. C’est à faire dès que possible pour être sûr d’avoir une place lors du forum, surtout si les écoles que vous ciblez sont très prisées. En général, on est déjà en JUIN lorsque cette étape commence, et cette dernière compte plein de petites actions qui, accumulées, peuvent demander plusieurs heures de travail (en fonction du nombre de forums écoles que vous préparez).
On y recense par exemple : trouver le site du forum école, se créer un compte, renseigner les informations administratives sur la plateforme du forum école, choisir le stand et les options, signer le contrat, soumettre les factures. 

Et puis il y a également toute la communication à préparer : les brochures, la présentation de l’entreprise, les kakémonos, les goodies, … 
C’est dans cette partie que j’ai appris énormément de vocabulaire, comme le “PV feu”, soit le Procès Verbal de Résistance au Feu, qui permet d’attester que ton kakémono ne s’enflammera pas en cas d’incendie. Ou encore le bâchage et la résolution associée.

En septembre, c’est la constitution des équipes et le choix des intervenants. C’est une étape sympa, car on monte une équipe avec ses collègues et cela créé une certaine cohésion. Pour avoir l’équipe la plus impactante auprès des étudiants le jour du forum école, il existe deux points de contrôle :

• Le premier c’est de proposer en priorité aux alumnis de l’école choisie. 
• Le deuxième c’est de varier les profils en termes de postes mais aussi de séniorités (junior et senior / lead).

Environ 1 mois avant le forum école, il y a toute l’organisation logistique : réserver un billet de train ou un hôtel, commander un taxi, dispatcher le matériel à l’équipe ou le faire livrer en avance, … mais surtout communiquer les horaires et lieux à l’équipe !

En OCTOBRE ou NOVEMBRE, c’est enfin le grand jour : le jour du forum école !
Il faut être en forme pour rencontrer les étudiants, car il s’agit d’échanger avec eux, de leur pitcher ton entreprise (et ses mérites, évidemment !) mais aussi de répondre à leurs questions, de les coacher sur leur choix de carrière professionnelle ou de leur proposer des feedbacks sur leur CV.

À la suite de cette journée de grande visibilité, l’activité continue. En effet, participer à un forum école, c'est bien, mais si on n’en fait rien après, ça n’a pas beaucoup d’intérêt. C’est à ce moment-là, vers DÉCEMBRE, qu’il s’agit de recontacter tous les étudiants afin de les remercier pour leur rencontre et pour ceux qui le souhaitent, de les accompagner dans un processus de recrutement. 

Enfin, tout au long de l’année, et en particulier de JANVIER à AVRIL, on peut continuer à garder contact avec certains étudiants, c’est le networking. Cela permet aux étudiants d’en apprendre toujours plus sur une même entreprise, et donc de savoir si celle-ci lui convient. 

Pour les entreprises, c’est l’occasion de garder un lien avec de potentiels candidats qu’on aimerait recruter plus tard, car il n’y avait pas de possibilité au moment de la rencontre lors du forum école. Par exemple, si l’étudiant est en 2ᵉ année d’école et que l’entreprise ne peut recruter qu’en stage de fin d’étude. 

Nous voilà de retour au mois d’AVRIL, l’année est passée à une vitesse impressionnante, occupée avec autant d’activités insoupçonnées et liées à un forum école ! Il est maintenant temps de lancer la nouvelle saison de forums écoles.

Bon courage à tous les recruteurs qui organisent et se déplacent sur les forums écoles. C’est l’occasion de faire de magnifiques rencontres et d’apprendre plein de nouvelles choses !

Peut-être que nous allons nous croiser ? N’hésitez pas à me faire signe !